PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO PORTARIA – No. 02/2017
O porteiro
deverá se manter dentro da guarita a portas e vidros fechados e com o ar
condicionado ligado. Além disso deverá ter um comportamento digno de sua
profissão; sendo educado com todos e cumprindo os procedimentos que é de sua
função.
Sistema de Acesso - Veículos
Todos os
veículos devem estar cadastrados no sistema e a abertura das cancelas/portões,
devem ser feitos via TAG.
Assim que
acionado o porteiro, deverá verificar na tela do computador o morador que está
adentrando ao condomínio.
Caso a
cancela/portão, não abram o porteiro deverá verificar no sistema o motivo da
não abertura (ficará na tela) e após a conferência física dos dados morador
(nome, unidade, RG), via interfone, ele abrirá a cancela/ portão. Após isso,
ele deverá colocar o histórico no livro de ocorrências, para que seja corrigido
a falha, caso seja de viés técnica. Mas caso ela não seja, a administração
deverá ter a informação para corrigi-la.
Para a saída
de veículos, o procedimento se mantem e, caso o morador buzine, o porteiro
deverá solicitar ao mesmo que vá até o interfone.
Nota 1: Toda a comunicação deverá ser feita,
via interfone.
Nota 2: O controlador de acesso, não deverá
apressar o procedimento de segurança, por nenhum motivo.
Sistema de Acesso – Pedestres (moradores)
Todos os
pedestres deverão possuir o pingente de identificação, no qual assim que
acionado os dados do morador aparecerá no cadastro. Se caso o morador não tiver
tal item, o porteiro deverá fazer a conferência do cadastro do morador junto ao
sistema e solicitar para que o mesmo procure a administração ou o zelador, para
pedir o pingente.
Após isso, o
porteiro deverá anotar as informações no livro de ocorrências, para uma questão
de histórico e acionar o morador punitivamente, caso seja necessário.
Ao atender visitantes (pedestres), o portão
somente pode ser aberto após:
Avisar o
morador e obter sua autorização;
Cadastrar o
visitante no sistema de acesso (computador);
Na dúvida,
solicitar ao morador para vir identificar tal visitante, mantendo-o ainda do
lado de fora;
Após isso,
abrir o portão externo da gaiola e, posteriormente o interno.
Nota 1: Toda a comunicação deverá ser feita,
via interfone.
Nota 2: O controlador de acesso, não deverá
apressar o procedimento de segurança, por nenhum motivo.
Aos veículos de visitante, taxi, Uber e
etc. (com ou sem o morador dentro do veículo),
Cadastro do
veículo no sistema de acesso (computador);
A entrada
somente é permitida para carga e descarga rápida ou para que seja estacionado o
veículo na vaga do morador (que autorizou);
Moradores que
estão usando TAGS para a entrada de veículos não cadastrados no sistema (Uber,
visitantes e etc.), deverão fazer o procedimento de cadastro, conforme
mencionado acima;
Prestadores de serviços:
Avisar o
morador e obter sua autorização;
Cadastrar o
visitante no sistema de acesso (computador);
Na dúvida,
solicitar ao morador para vir identificar tal prestador de serviços, mantendo-o
ainda do lado de fora;
Após isso, abrir
o portão externo da gaiola e, posteriormente o interno.
Nota 1: Toda a comunicação deverá ser feita,
via interfone.
Nota 2: O controlador de acesso, não deverá
apressar o procedimento de segurança, por nenhum motivo.
Se for
prestador de serviço para o condomínio, só abrir a porta depois de autorizado
pelo zelador.
Também deve-se
pedir o crachá e anotar os dados.
Outros procedimentos
Em caso de
obras no condomínio, só permitir o acesso de funcionários listados pela
empreiteira, portando documento com foto. Em caso de dúvida, chamar o zelador.
Os porteiros e
seus substitutos devem ser alertados quanto aos disfarces que os ladrões têm
usado para invadir os condomínios.
Nos horários
de limpeza e recolhimento de lixo, manter as entradas do condomínio fechadas.
Na entrada ou
saída de pessoas do condomínio, somente abrir o portão após verificar se não há
suspeitos próximos.
Não devem
aceitar a guarda de chaves das unidades e dos automóveis dos moradores.
Não comentar
sobre a vida pessoal dos condôminos, como horários em que podem ser encontrados
e outras informações.
No caso de entrega de encomendas e
delivery:
Avisar o
condômino e solicitar sua presença na portaria;
Na ausência do
condômino, receber e guardar para, posteriormente, ser retirado por um morador
ou entregue por um funcionário;
Registrar
sempre o recebimento nos livros de ocorrência e preencher corretamente o
formulário devido (se for o caso);
Jamais
permitir que o entregador leve pessoalmente a encomenda.
FUNÇÕES E ATRIBUIÇÕES
Visitantes, ao
chegarem, o porteiro deve interfonar para a unidade indicada. Assim, o morador
pode autorizar a entrada do visitante e, por questões de segurança, o porteiro
deve manter-se dentro da portaria e usar o porteiro eletrônico para se
comunicar com o visitante que esteja do lado de fora. Mesmo que seja chamado,
não deve sair da guarita.
Caso haja
dúvida sobre quem é o visitante, é conveniente que o porteiro solicite que o
morador venha identificar visualmente o visitante e durante esse período, o
estranho deve esperar do lado de fora do condomínio
Não se deve colaborar com a entrada de
visitantes regulares sem antes checar a autorização com o morador todas as
vezes.
Encomendas
Nos casos de
entrega de comida o profissional interfone para o morador vir retirar seu
pedido na portaria, evitando a entrada de estranhos no condomínio.
Se a entrega,
como pacotes, por exemplo, o porteiro pode receber o volume e preencher o
respectivo formulário e informar o morador que deve retirar a sua encomenda.
Em alguns casos,
ao final do turno, o profissional entrega os recebidos nas unidades – mas isso
depende de cada local.
Prestadores de serviço/Concessionárias
Só deixar
entrar funcionários de empresas (como TV a cabo ou internet, por exemplo), após
se certificar que houve pedido por parte dos moradores. Caso haja dúvida, o
porteiro deve recorrer ao zelador
Após tirar
essa dúvida, pode-se ligar para a empresa para saber se a pessoa que está se
apresentando no condomínio é realmente funcionário
Quando o
interessado em entrar no condomínio se disser funcionário de concessionária
(empresa de água, luz, gás) pode-se ligar para a administradora, também. A
empresa pode colaborar dizendo se realmente houve algum tipo de pedido de
verificação ou de manutenção
Da mesma
maneira, o porteiro deve fazer a identificação do suposto funcionário com a
empresa em questão
Após ter deixado o profissional
entrar, fazer um registro com o nome completo e dados da pessoa.
Em caso de
obras no condomínio, só se deve deixar entrar os funcionários apontados e
autorizados pela empresa prestadora de serviços. Caso haja algum tipo de
remanejamento, o zelador, o síndico e o porteiro devem ser avisados pela
empreiteira.
Com os moradores, o profissional deve manter
um relacionamento cordial e simpático com os moradores, evitando a todo custo
deixar a portaria desassistida;
Deve colaborar para o comprimento do
regulamento interno;
Deve alertar o zelador e o síndico sobre
irregularidades ocorridas durante o seu horário de trabalho.
